REGULATED INFORMATION
May 10, 2024, 7:00am CET / 1:00am ET

NYXOAH SA
(Euronext Brussels: NYXH)
Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont–Saint–Guibert, Belgium
(hereinafter the “Company”)

Invitation to attend the annual and the extraordinary shareholders’ meetings of the Company
to be held on June 12, 2024

The board of directors of the Company is pleased to invite its securities holders to attend the annual shareholders' meeting of the Company, to be held on Wednesday, June 12, 2024 at 2:00 p.m. CET at the Company's seat, or at such other place as will be indicated prior to such time. The annual shareholders’ meeting will be followed immediately by an extraordinary shareholders’ meeting.

The Company will also set up a video conference to allow holders of securities of the Company who have duly registered for the annual and the extraordinary shareholders’ meetings to follow the meetings remotely and ask questions, as the case may be in writing, during the meetings. The modalities to attend the meetings via video conference will be communicated to the relevant securities holders in due time. The videoconference will not qualify as an electronic communication tool to attend and vote at the shareholders’ meetings as referred to in Article 7:137 of the Belgian Code of Companies and Associations, but will be an extra facility for securities holders to follow the shareholders’ meetings. Holders of securities wishing to attend the meetings via video conference and also validly vote on the items on the agendas, are invited to exercise their voting rights prior to the shareholders’ meetings by following the rules set out in this convening notice, either by voting remotely by mail, or by giving a proxy to a representative of the Company.

In order to facilitate the keeping of the attendance list on the day of the annual and the extraordinary shareholders' meetings, the holders of securities issued by the Company and their representatives are invited to register as from 1:30 p.m. CET.

AGENDA OF THE ANNUAL SHAREHOLDERS’ MEETING

1. Acknowledgement and discussion of:

1. the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2023;
2. the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2023;
3. the annual report of the board of directors on the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2023;
4. the annual report of the board of directors on the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2023;
5. the statutory auditor's report on the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2023; and
6. the statutory auditor's report on the consolidated financial statements for the financial year ended on December 31, 2023.

1.      Approval of the statutory annual accounts for the financial year ended on December 31, 2023 and the proposed allocation of the result

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to approve the annual accounts for the financial year ended on December 31, 2023 and the allocation of the result as proposed by the board of directors.

2.      Discharge of directors

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to grant discharge to each of the directors who was in office during the financial year ended on December 31, 2023 for the performance of their mandate during that financial year.

3.      Discharge of the statutory auditor

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to grant discharge to the statutory auditor who was in office during the financial year ended on December 31, 2023 for the performance of his mandate during that financial year.

4.      Acknowledgement and approval of the remuneration report

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to approve the remuneration report.

1. Acknowledgement and approval of the amended remuneration policy to allow for a share–based remuneration for the non–executive directors

Upon the recommendation of the remuneration committee, the board of directors proposes to amend the remuneration policy of the Company to allow for the granting of so–called “restricted share units” or “RSUs” to non–executive directors. This RSU remuneration component replaces the existing share–based remuneration in the form of a grant of warrants to non–executive directors as approved by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022. The proposed features of the RSUs are summarized in the proposed amended remuneration policy.

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to approve (a) the amended remuneration policy, (b) the granting to non–executive directors of “restricted share units” or “RSUs” as further described in the amended remuneration policy, whereby the RSUs shall be awarded for the first time as of the date of this shareholders’ meeting, and (c) the cancellation as of the date of this shareholders’ meeting of the current warrant component of the non–executive directors’ remuneration as approved by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

1. Appointment of Robelga SRL (permanently represented by Robert Taub) as director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to appoint Robelga SRL, permanently represented by Robert Taub, as director of the Company until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Robelga SRL will be remunerated as provided for the non–executive members of the board of directors in the Company’s remuneration policy as adopted by the shareholders’ meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

1.      Reappointment of Jürgen Hambrecht as independent director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to reappoint Jürgen Hambrecht as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Jürgen Hambrecht will be remunerated as provided for the non–executive members of the board of directors in the Company’s remuneration policy as adopted by the shareholders’ meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

2.      Reappointment of Kevin Rakin as independent director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to reappoint Kevin Rakin as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Kevin Rakin will be remunerated as provided for the non–executive members of the board of directors in the Company’s remuneration policy as adopted by the shareholders’ meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

3.      Reappointment of Rita Johnson–Mills as independent director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to reappoint Rita Johnson–Mills as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Rita Johnson–Mills will be remunerated as provided for the non–executive members of the board of directors in the Company’s remuneration policy as adopted by the shareholders’ meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

4.      Reappointment of Virginia Kirby as independent director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to reappoint Virginia Kirby as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Virginia Kirby will be remunerated as provided for the non–executive members of the board of directors in the Company’s remuneration policy as adopted by the shareholders’ meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

5.      Reappointment of Wildman Ventures LLC (permanently represented by Daniel Wildman) as independent director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to reappoint Wildman Ventures LLC, permanently represented by Daniel Wildman, as an independent director of the Company within the meaning of Article 7:87 of the CCA and provision 3.5 of the 2020 Belgian Corporate Governance Code, until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Wildman Ventures LLC will be remunerated as provided for the non–executive members of the board of directors in the Company’s remuneration policy as adopted by the shareholders’ meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

6.      Reappointment of Pierre Gianello as director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to reappoint Pierre Gianello as director of the Company until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Pierre Gianello will be remunerated as provided for the non–executive members of the board of directors in the Company’s remuneration policy as adopted by the shareholders’ meeting and, as concerns the cash remuneration, as decided by the annual shareholders’ meeting of June 8, 2022.

7.      Reappointment of Olivier Taelman as director

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to reappoint Olivier Taelman as director of the Company until the annual shareholders’ meeting to be held in 2025. The mandate of Olivier Taelman will not be remunerated.

AGENDA OF THE EXTRAORDINARY SHAREHOLDERS’ MEETING

1. Acknowledgment and discussion of the special report by the board of directors drawn up in accordance with article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations relating to the proposal to renew the authorized capital

8.      Renewal of the authorization to the board of directors to increase the share capital within the framework of the authorized capital

Proposed decision: The shareholders’ meeting resolves to renew the authorization to the board of directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorization, with an aggregate amount equal to EUR 3,436,000, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the board of directors prepared in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations, as referred to in agenda item 1 of this extraordinary shareholders’ meeting.

Consequently, the shareholders’ meeting resolves to delete the first and second paragraph of Article 7 (“Authorized capital”) of the articles of association of the Company entirely and to replace such first and second paragraph of Article 7 respectively with the following text (whereby (i) the date referred to between brackets in the second paragraph shall be the date of the shareholders’ meeting approving the renewed authorized capital, and (ii) the other provisions of Article 7 remain in place and are re–approved):

A)   text of the first paragraph: “The board of directors is authorized to increase the capital of the company on one or several occasions in accordance with the Code of Companies and Associations by a maximum aggregate amount of EUR 3,436,000.”

B)   text of the second paragraph: “This authorization is valid for a period of five years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian State Gazette of an extract of the minutes of the extraordinary shareholders’ meeting of the company of [date of the shareholders’ meeting approving the renewed authorized capital].”

5.      Power of attorney to the notary

Proposed decision: The shareholders’ meeting decides to grant the acting notary, and any other notary of “Berquin Notarissen”, all powers to draw up and sign a restated version of the articles of association of the Company and to file them in the appropriate data base in accordance with applicable law.

ADMISSION FORMALITIES AND PARTICIPATION IN THE SHAREHOLDERS’ MEETINGS

In order to attend the shareholders’ meetings on June 12, 2024, the holders of shares and subscription rights are requested to comply with articles 26 and 27 of the Company’s articles of association and the following formalities.

If the attendance quorum required pursuant to Article 7:153 of the Belgian Code of Companies and Associations is not met at the extraordinary shareholders’ meeting of June 12, 2024, a second extraordinary shareholders’ meeting will be convened on Monday, July 1, 2024 at 2:00 p.m. CET, to deliberate and resolve on the agenda items of the extraordinary shareholders’ meeting regardless of the share capital present or represented by the shareholders.

The holders of subscription rights issued by the Company can, in accordance with Article 7:135 of the Belgian Code of Companies and Associations only attend the shareholders’ meetings with a consultative vote.

In order to be able to participate in the annual and the extraordinary shareholders' meetings, a holder of securities issued by the Company must satisfy two conditions: (a) be registered as holder of such securities on the registration date and (b) notify the Company, as described below.

Registration date

The registration date is May 29, 2024 at midnight (Belgian time). Only persons registered as securities holders on that date and time will be entitled to attend and (if they are shareholders) vote at the meetings. The number of securities held by the securities holder on the day of the meetings will not be taken into account.

• Holders of registered shares or subscription rights must be registered in the Company's share register or subscription rights register, as the case may be, by midnight (Belgian time) on May 29, 2024.
• Holders of dematerialized shares must deliver, or have delivered, to the Company, at the latest on June 6, 2024 at midnight (Belgian time), a certificate issued by the authorized account holder or by the settlement institution certifying the number of dematerialized shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date, for which the shareholder has declared his intention to participate in the meetings. This certificate must be sent to the Company by e–mail to shareholders@nyxoah.com.

Intention to participate in the meetings

The securities holders must inform the board of directors of the Company by e–mail to shareholders@nyxoah.com no later than June 6, 2024, of their intention to participate in the meetings, indicate the number of securities for which they intend to vote, and, for holders of dematerialized shares, present proof of their registration as a shareholder on the registration date.

In order to attend the meetings, securities holders and proxy holders must prove their identity and representatives of legal entities must submit documents establishing their identity and their power of representation, at the latest immediately before the start of the meetings.

Voting by proxy or by mail

Shareholders can exercise their voting rights prior to the meetings either (i) by voting by mail or (ii) by giving a proxy to a representative of the Company.

If shareholders vote by proxy, the proxy holder will be a representative of the Company. This proxy holder may only exercise the voting right in accordance with the voting instructions contained in the proxy.

The proxy voting form and the form for voting by mail approved by the Company must be used for this purpose. These forms can be downloaded from the Company’s website (https://investors.nyxoah.com/shareholder–information > Shareholders' Meetings).

If shareholders vote by proxy or by mail, they must, in addition to the above formalities, send by e–mail to shareholders@nyxoah.com a duly completed and signed proxy voting form or form for voting by mail. These documents must reach the Company no later than June 6, 2024.

Note that the proxy voting forms and the forms for voting by mail may be signed by using an electronic signature as provided for in Article 7:143 § 2 of the Belgian Code of Companies and Associations.

Participation in the virtual shareholders’ meetings

Securities holders wishing to participate remotely, virtually and in real time, to the Company's annual and extraordinary shareholders’ meetings are required to confirm their participation and communicate their e–mail address to the Company by June 6, 2024 at the latest by e–mail to shareholders@nyxoah.com.

A few days before the shareholders’ meetings, securities holders who have completed this formality will receive by e–mail (at the address they will have communicated to the Company) a link, and as the case may be a user name and a password, enabling them to follow and participate in the shareholders’ meetings via their computer, tablet or smartphone.

Just before the start of the shareholders’ meetings, the securities holders will have to click on the link that will have been previously communicated to them by e–mail, and as the case may be enter their user name and password, in order to join the virtual shareholders’ meetings.

Securities holders attending the virtual shareholders’ meetings will have the opportunity to view the live broadcast of the meetings in real time and to ask questions to the directors, as the case may be in writing, during the meetings regarding the items on the agenda.

New agenda items, proposed decisions and right to ask questions

Shareholders holding at least 3% of the capital who wish to request the inclusion of new items on the agenda or to submit proposals for decision must, in addition to the above formalities, establish on the date of their request proof of ownership of the required participation in the capital and send the text of the agenda items and the proposed decisions by e–mail to shareholders@nyxoah.com no later than May 21, 2024. The request must also mention the e–mail address to which the Company will send the confirmation of receipt of the request.

The case being, the revised agenda will be published no later than May 28, 2024.

Shareholders who wish to do so may send any questions they may have to the Company, relating solely to the agendas of the annual and the extraordinary shareholders’ meetings, by e–mail to shareholders@nyxoah.com, no later than June 6, 2024. The answers to these questions will be provided during the annual and the extraordinary shareholders’ meetings in accordance with applicable law.

Documentation

All documents concerning the annual and the extraordinary shareholders’ meetings that are required by law to be made available, as well as the total number of shares and voting rights outstanding, are available on the Company's website on: https://investors.nyxoah.com/shareholder–information. The documents are also available at the seat of the Company and can only be consulted by appointment made by e–mail (shareholders@nyxoah.com). Shareholders may also obtain a hard copy of these documents free of charge by sending an e–mail to shareholders@nyxoah.com.

The aforementioned formalities, as well as the instructions on the Company's website and on the proxy voting forms and forms for voting by mail must be strictly observed.

Various

Quorum: There is no particular quorum requirement for the deliberation and voting of the decisions proposed in the agenda of the annual shareholders' meeting.

In accordance with Article 7:153 of the Belgian Code of Companies and Associations, at least 50% of the share capital must be present or represented for the deliberation and voting on the decisions proposed in item 2 of the agenda of the extraordinary shareholders’ meeting.

Voting: Each share entitles the holder to one vote.

Majority: In accordance with applicable law, the decisions proposed in the agenda of the annual shareholders’ meeting and the decisions proposed in the agenda of the extraordinary shareholders’ meeting, other than agenda item 2, will be adopted if they are approved by a simple majority of the votes validly cast by the shareholders present or represented at the relevant shareholders’ meeting. In accordance with Article 7:153 of the Belgian Code of Companies and Associations, the decisions proposed in item 2 of the agenda of the extraordinary shareholders’ meeting will be adopted if they are approved by 75% of the votes validly cast by the shareholders present or represented. Blank votes and abstentions are not taken into account.

Personal data: The Company is responsible for the processing of personal data that it receives or collects from holders of securities issued by the Company and agents in connection with the Company’s shareholders’ meetings.

The processing of such data will be carried out for the purpose of organizing and holding the relevant shareholders' meeting, including convening, registration, attendance and voting, as well as maintaining lists or registers of securities holders and for purposes of analysis of the Company’s securities holders’ base.

The data includes, but is not limited to, the following: identification data, the number and nature of a holder's securities issued by the Company, proxies and voting instructions. This information may also be transferred to third parties for the purpose of assisting or servicing the Company in connection with the foregoing.

The processing of such data will be carried out, mutatis mutandis, in accordance with the Company's privacy notice available on the Company's website: https://www.nyxoah.com/privacy–notice–nyxoah.

The Company draws the attention of holders of securities issued by the Company and agents to the description of the rights they may have as data subjects, such as, inter alia, the right of inspection, the right to rectify and the right to object to processing, which are set out in the section entitled “What rights can you exercise?” of the aforementioned privacy notice.

All this is without prejudice to the applicable rules on registration, use of information and participation in shareholders’ meetings in order to exercise your rights as a data subject. For any other information relating to the processing of personal data by or on behalf of the Company, the Company can be contacted by e–mail at privacy@nyxoah.com.

The board of directors

Attachment

• Nyxoah – ASM ESM 2024 convening notice – PR (ENG)

GLOBENEWSWIRE (Distribution ID 1000949955)

Invitation à assister à l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le 12 juin 2024

INFORMATIONS RÉGLEMENTÉES
le 10 mai 2024, 7:00h CET / 1:00h ET

NYXOAH SA
(Euronext Brussels/Nasdaq: NYXH)
Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont–Saint–Guibert, Belgique
(ci–après la « Société »)

Invitation à assister à l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le 12 juin 2024

Le conseil d'administration de la Société a le plaisir d'inviter ses détenteurs de titres à assister à l’assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui se tiendra le mercredi 12 juin 2024 à 14 heures CET au siège de la Société, ou à tout autre endroit indiqué avant ce moment–là. L'assemblée générale annuelle des actionnaires sera directement suivie d'une assemblée générale extraordinaire.

La Société mettra également en place une vidéoconférence pour permettre aux détenteurs de titres de la Société qui se sont dûment inscrits à l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires de suivre les assemblées à distance et de poser des questions, le cas échéant par écrit, pendant les assemblées. Les modalités de participation aux assemblées par vidéoconférence seront communiquées en temps utile aux détenteurs de titres concernés. La vidéoconférence ne sera pas considérée comme un outil de communication électronique permettant d'assister et de voter aux assemblées générales des actionnaires, tel que visé à l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations, mais constituera une facilité supplémentaire pour les détenteurs de titres de suivre les assemblées générales des actionnaires. Les détenteurs de titres qui souhaitent participer à l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires sont invités à exercer leur droit de vote avant les assemblées soit en votant à distance par correspondance, soit en donnant procuration à un représentant de la Société.

Afin de faciliter la tenue de la liste de présence le jour de l'assemblée générale annuelle et extraordinaire, les détenteurs de titres émis par la Société et leurs représentants sont invités à s'inscrire à partir de 13:30h CET.

ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES ACTIONNAIRES

1.     Prise de connaissance du/des et discussion sur :

1. les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023;
2. les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023;
3. le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023;
4. le rapport de gestion du conseil d'administration sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023;
5. le rapport du commissaire sur les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023; et
6. le rapport du commissaire sur les comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023.

2.     Approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023 et de l'affectation du résultat proposée

Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2023 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.

3.     Décharge des administrateurs

Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2023 pour l'exercice de leurs mandats au cours de cet exercice social.

4.     Décharge du commissaire

Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2023 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.

5.     Prise de connaissance et approbation du rapport de rémunération

Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le rapport de rémunération.

6.     Prise de connaissance et approbation de la politique de rémunération modifiée afin de permettre aux administrateurs non exécutifs de recevoir une rémunération sous forme d’actions

Sur recommandation du comité de rémunération, le conseil d’administration propose de modifier la politique de rémunération de la Société afin de permettre l’octroi d’« unités d’actions restreintes » ou « RSU » aux administrateurs non exécutifs. Cette composante de rémunération RSU remplace la rémunération basée sur des actions existante sous la forme d’un octroi de warrants aux administrateurs non exécutifs, telle qu’approuvée par l’assemblée générale annuelle des actionnaires du 8 juin 2022. Les caractéristiques proposées pour les RSU sont résumées dans la proposition de politique de rémunération modifiée.

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide d’approuver (a) la politique de rémunération modifiée, (b) l’octroi aux administrateurs non exécutifs d’« unités d’actions restreintes » ou « RSU » telles que décrites plus en détail dans la politique de rémunération modifiée, les RSU étant attribuées pour la première fois à la date de cette assemblée générale des actionnaires, et (c) l’annulation, à la date de cette assemblée générale des actionnaires, de l’actuelle composante « warrant » de la rémunération des administrateurs non exécutifs telle qu’approuvée par l’assemblée générale annuelle des actionnaires du 8 juin 2022.

7.     Nomination de Robelga SRL (représentée par son représentant permanent Robert Taub) en tant qu’administrateur

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de nommer Robelga SRL, représentée par son représentant permanent Robert Taub, en tant qu’administrateur de la Société jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Robelga SRL sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d’administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu’adoptée par l’assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

8.     Réélection de Jürgen Hambrecht en tant qu’administrateur indépendant

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de réélire Jürgen Hambrecht en tant qu’administrateur indépendant de la Société au sens de l’article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d’Entreprise 2020 jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Jürgen Hambrecht sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d’administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu’adoptée par l’assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

9.     Réélection de Kevin Rakin en tant qu’administrateur indépendant

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de réélire Kevin Rakin en tant qu’administrateur indépendant de la Société au sens de l’article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d’Entreprise 2020 jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Kevin Rakin sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d’administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu’adoptée par l’assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

10.     Réélection de Rita Johnson–Mills en tant qu’administrateur indépendant

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de réélire Rita Johnson–Mills en tant qu’administrateur indépendant de la Société au sens de l’article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d’Entreprise 2020 jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Rita Johnson–Mills sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d’administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu’adoptée par l’assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

11.     Réélection de Virginia Kirby en tant qu’administrateur indépendant

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de réélire Virginia Kirby en tant qu’administrateur indépendant de la Société au sens de l’article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d’Entreprise 2020 jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Virginia Kirby sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d’administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu’adoptée par l’assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

12.     Réélection de Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent Daniel Wildman) en tant qu’administrateur indépendant

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de réélire Wildman Ventures LLC, représentée par son représentant permanent Daniel Wildman, en tant qu’administrateur indépendant de la Société au sens de l’article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d’Entreprise 2020 jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Wildman Ventures LLC sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d’administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu’adoptée par l’assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

13.     Réélection de Pierre Gianello en tant qu’administrateur

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de réélire Pierre Gianello en tant qu’administrateur de la Société jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Pierre Gianello sera rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs du conseil d’administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu’adoptée par l’assemblée générale des actionnaires et, en ce qui concerne la rémunération en espèces, tel que décidé par l’assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.

14.     Réélection de Olivier Taelman en tant qu’administrateur

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de réélire Olivier Taelman en tant qu’administrateur de la Société jusqu’à l’assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2025. Le mandat de Olivier Taelman ne sera pas rémunéré.

ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DES ACTIONNAIRES

1.         Prise de connaissance et discussion du rapport spécial du conseil d’administration établi conformément à l’article 7:199 du Code belge des sociétés et des associations relatif à la proposition de renouvellement du capital autorisé

1.         Renouvellement de l’autorisation au conseil d’administration d’augmenter le capital dans le cadre du capital autorisé

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires décide de renouveler l’autorisation donnée au conseil d’administration d’augmenter le capital en une ou plusieurs fois, pendant une période de cinq (5) ans à compter de la publication aux Annexes au Moniteur belge de la présente autorisation, pour un montant total égal à 3.436.000 euros, et ce conformément aux termes et conditions énoncés dans le rapport spécial du conseil d’administration établi conformément à l’article 7:199 du Code belge des sociétés et des associations, tel que mentionné au point 1 de l’ordre du jour de la présente assemblée générale extraordinaire des actionnaires.

En conséquence, l’assemblée générale des actionnaires décide de supprimer entièrement les premier et deuxième paragraphes de l’article 7 («  Capital autorisé ») des statuts de la Société et de remplacer ces premier et deuxième paragraphes de l’article 7 respectivement par le texte suivant (où (i) la date mentionnée entre parenthèses dans le deuxième paragraphe sera la date de l’assemblée générale des actionnaires approuvant le capital autorisé renouvelé, et (ii) les autres dispositions de l’article 7 restent en place et sont réapprouvées) :

A)   texte du premier paragraphe : « Le conseil d’administration est autorisé à augmenter le capital de la société en une ou plusieurs fois conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations à concurrence d’un montant maximal de 3.436.000 euros. »

B)   texte du deuxième paragraphe : « Cette autorisation est conférée pour une durée de cinq ans à compter de la publication aux Annexes au Moniteur belge d’un extrait du procès–verbal de l’assemblée générale extraordinaire de la société du [date de l’assemblée générale approuvant le capital autorisé renouvelé]. »

1.         Procuration au notaire

Proposition de décision : L’assemblée générale des actionnaires confère au notaire instrumentant, ainsi qu’à tout autre notaire de « Berquin Notaires », tous pouvoirs pour rédiger et signer une version remaniée des statuts de la Société et pour les déposer dans la base de données appropriée conformément à la loi applicable.

FORMALITÉS D'ADMISSION ET PARTICIPATION AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Pour assister aux assemblées générales des actionnaires du 12 juin 2024, les détenteurs d'actions et de droits de souscription sont priés de se conformer aux articles 26 et 27 des statuts de la Société et aux formalités suivantes.

Si le quorum de présence requis conformément à l'article 7:153 du Code des sociétés et des associations n'est pas atteint lors de l'assemblée générale extraordinaire du 12 juin 2024, une deuxième assemblée générale extraordinaire sera convoquée le lundi 1^er juillet 2024 à 14 heures CET, laquelle délibérera et statuera sur les points de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire, quelle que soit la portion du capital représentée par les actionnaires présents ou représentés.

Les détenteurs de droits de souscription émis par la Société peuvent, conformément à l'article 7:135 du Code des sociétés et des associations, uniquement assister aux assemblées générales des actionnaires avec un vote consultatif.

Afin de pouvoir participer à l'assemblée générale annuelle et extraordinaire, un détenteur de titres émis par la Société doit remplir deux conditions : (a) être enregistré en tant que détenteur de ces titres à la date d'enregistrement et (b) en informer la Société, comme décrit ci–dessous.

Date d'enregistrement

La date d'enregistrement est le 29 mai 2024 à minuit (heure belge). Seules les personnes inscrites comme détenteur de titres à cette date et cette heure seront autorisées à assister et (s'ils sont actionnaires) à voter aux assemblées. Il ne sera pas tenu compte du nombre de titres détenus par le détenteur au jour des assemblées.

• Les détenteurs d’actions nominatives et des droits de souscription doivent être inscrits dans le registre des actions nominatives ou le registre des droits de souscription, le cas échéant, de la Société le 29 mai 2024 à minuit (heure belge).
• Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent délivrer, ou faire le nécessaire pour que soit délivrée, à la Société, au plus tard le 6 juin 2024 à minuit (heure belge), une attestation émise par le teneur de compte agréé ou par l'organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement, pour lequel l'actionnaire a déclaré avoir l'intention de participer aux assemblées. Ce certificat doit être envoyé à la Société par courrier électronique à l'adresse e–mail shareholders@nyxoah.com.

Intention de participer à l'assemblée

Les détenteurs de titres doivent informer le conseil d’administration de la Société, par courrier électronique à shareholders@nyxoah.com au plus tard le 6 juin 2024, de leur intention de participer aux assemblées, indiquer le nombre de titres pour lequel ils entendent prendre part au vote, et, pour les titulaires d'actions dématérialisées, présenter la preuve de leur inscription en tant qu'actionnaire à la date d'enregistrement.

Afin d'assister aux assemblées, les détenteurs de titres et les porteurs de procuration doivent prouver leur identité et les représentants des personnes morales doivent remettre des documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début des assemblées.

Vote par procuration ou par correspondance

Les actionnaires peuvent exercer leur droit de vote avant les assemblées soit (i)  en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à un représentant de la Société.

En cas de recours à un vote par procuration, le mandataire sera un représentant de la Société. Ce mandataire pourra uniquement exercer le droit de vote conformément aux instructions de vote reprises dans la procuration.

Les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance approuvés par la Société doivent être utilisés pour ce faire. Ces formulaires peuvent être téléchargés sur le site internet de la Société (https://investors.nyxoah.com/shareholder–information > Shareholders' Meetings).

En cas de recours à un vote par procuration ou un vote par correspondance, les actionnaires doivent, en plus des formalités précitées, transmettre par courrier électronique à l'adresse e–mail shareholders@nyxoah.com les formulaires de vote par procuration ou de vote par correspondance dûment complétés et signés. Ces documents doivent parvenir à la Société au plus tard le 6 juin 2024.

Notez, par ailleurs, que les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance peuvent également être signés par un procédé de signature électronique comme cela est prévu à l’article 7:143 §2 du Code des sociétés et des associations.

Participation aux assemblées générales des actionnaires de manière virtuelle

Les détenteurs de titres souhaitant participer à distance, de manière virtuelle et en temps réel, à l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires de la Société sont tenus de confirmer leur participation et de communiquer leur adresse e–mail à la Société au plus tard le 6 juin 2024 par courrier électronique adressé à l'adresse e–mail shareholders@nyxoah.com.

Quelques jours avant les assemblées générales des actionnaires, les détenteurs de titres ayant accompli cette formalité, recevront par e–mail (à l'adresse qu'ils auront communiquée à la Société) un lien, et selon le cas, un nom d'utilisateur et un mot de passe, leur permettant de suivre et de participer aux assemblées générales des actionnaires via leur ordinateur, tablette ou smartphone.

Juste avant le début des assemblées générales, les détenteurs de titres devront cliquer sur le lien qui leur aura été préalablement communiqué par e–mail, et selon le cas, de saisir leur nom d'utilisateur et leur mot de passe afin de rejoindre les assemblées générales virtuelles.

Les détenteurs de titres participant aux assemblées générales virtuelles auront la possibilité d'assister à la diffusion en direct des assemblées et de poser des questions, le cas échéant par écrit, aux administrateurs au cours des assemblées concernant les points à l'ordre du jour.

Nouveaux points à l’ordre du jour, propositions de décisions et droit de poser des questions

Les actionnaires détenant au moins 3% du capital qui souhaitent demander l’inscription de nouveaux points à l’ordre du jour ou déposer des propositions de décisions doivent, outre les formalités susvisées, établir à la date de leur requête la preuve de la possession de la fraction de capital exigée et faire parvenir le texte des points à l'ordre du jour et des propositions de décisions y afférentes à l’adresse e–mail shareholders@nyxoah.com au plus tard le 21 mai 2024. La demande doit également mentionner l'adresse électronique à laquelle la Société enverra la confirmation de la réception de la demande.

Le cas échéant, l'ordre du jour modifié sera publié au plus tard le 28 mai 2024.

Les actionnaires qui le souhaitent peuvent adresser à la Société leurs éventuelles questions portant uniquement sur l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires, par courrier électronique adressé à l'adresse e–mail shareholders@nyxoah.com au plus tard le 6 juin 2024. Les réponses à ces questions seront fournies pendant l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires conformément à la législation applicable.

Documentation

Tous les documents concernant l'assemblée générale annuelle et extraordinaire des actionnaires que la loi impose de mettre à disposition, ainsi que le nombre total d'actions et de droits de votes en circulation, sont disponibles sur le site web de la Société sur : https://investors.nyxoah.com/shareholder–information. Les documents sont également disponibles au siège de la Société et peuvent être consultés uniquement sur rendez–vous pris par courrier électronique (shareholders@nyxoah.com). Les actionnaires peuvent également obtenir, gratuitement, une copie papier de cette documentation, en le demandant par courrier électronique adressé à l'adresse e–mail shareholders@nyxoah.com.

Les formalités précitées ainsi que les instructions reprises sur le site web de la Société et sur les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance doivent être strictement respectées.

Divers

Quorum : Il n'y a pas d'exigence particulière de quorum pour la délibération et le vote des résolutions proposées dans l'ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.

Conformément à l'article 7:153 du Code des sociétés et des associations, au moins 50% du capital doit être présent ou représenté pour la délibération et le vote des résolutions proposées au point 2 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire.

Vote : Chaque action donne droit à un vote.

Majorité : Conformément au droit applicable, les décisions proposées dans l'ordre du jour de l’assemblée générale annuelle et les décisions proposées dans l'ordre du jour de l’assemblée générale extraordinaire, autres que le point 2, seront adoptées si elles sont approuvées par une majorité simple des voix valablement émises par les actionnaires présents ou représentés à l’assemblée générale concernée. Conformément aux articles 7:153 du Code des sociétés et des associations, les résolutions proposées au point 2 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire seront adoptées si elles sont approuvées par 75% des voix valablement émises par les actionnaires présents ou représentés. Les votes blancs et les abstentions ne sont pas pris en compte.

Données personnelles : La Société est responsable pour le traitement des données personnelles qu'elle reçoit ou collecte des détenteurs de titres émis par la Société et des mandataires dans le cadre des assemblées générales des actionnaires de la Société.

Le traitement de ces données sera effectué en vue de l'organisation et la tenue de l'assemblée générale des actionnaires concernée, y compris les convocations, les inscriptions, les présences et les votes, ainsi que la tenue de listes ou de registres des détenteurs de titres et à des fins d'analyse de la base des détenteurs de titres de la Société.

Les données comprennent, entre autres, les éléments suivants : les données d'identification, le nombre et la nature des titres émis par la Société détenus par un détenteur, les procurations et les instructions de vote. Ces informations peuvent également être transférées à des tiers à des fins d'assistance ou de services à la Société en rapport avec ce qui précède.

Le traitement de ces données s'effectuera, mutatis mutandis, conformément au privacy notice de la Société qui est disponible sur le site web de la Société (https://www.nyxoah.com/privacy–notice–nyxoah).

La Société attire l'attention des détenteurs de titres émis par la Société et des mandataires sur la description des droits qu'ils peuvent avoir en tant que personnes concernées, tels que, entre autres, le droit d'inspecter, le droit de rectifier et le droit de s'opposer au traitement, qui sont énoncés dans la section intitulée « Quels sont les droits que vous pouvez exercer » du privacy notice susmentionné.

Tout ceci est sans préjudice des règles applicables en matière d'enregistrement, d'utilisation de l'information et de participation à l'assemblée générale des actionnaires afin d'exercer vos droits entant que personne concernée. Pour toute autre information relative au traitement des données personnelles par ou pour le compte de la Société, la Société peut être contactée par courrier électronique à l'adresse privacy@nyxoah.com.

Le conseil d'administration